Digitale Hightech-Lösung für die Post der Zurich

Digitale Hightech-Lösung für die Post der Zurich

Document Services heisst das neue Serviceangebot von ISS: Für die Zürich Versicherungs-Gesellschaft AG ist ein Team von ISS erstmals neben der Postverarbeitung auch für die Digitalisierung zuständig. Von den dabei gemachten Erfahrungen könnten künftig weitere Kunden profitieren.

Seit März 2021 geht digital im neuen Mail & Scan Center von Zurich die Post ab. Knapp 30 ISS Mitarbeitende verarbeiten mehr als 1.25 Mio. Postsendungen und scannen 1.4 Mio. Dokumente pro Jahr. In nur zwölf Monaten hat ISS für Zurich Schweiz ein Mail & Scan Center mit modernster Technologie, effizienten Prozessen und höchsten Sicherheitsstandards aufgebaut. Dieses ermöglicht ein Enterprise Content Management (ECM) nach modernsten Massstäben. Hier werden Inhalte, Daten und Dokumente zur Unterstützung der Kernprozesse bereitgestellt, wie dies für das effiziente Funktionieren eines Finanzdienstleisters heute von zentraler Bedeutung ist. ISS verantwortet für das ECM mehrere Kanäle wie externe und interne Post, E-Mail und Archiv.

Im Mail & Scan Center verarbeiten ISS Mitarbeitende mehr als 1.25 Mio. Postsendungen und scannen 1.4 Mio Dokumente pro Jahr.

Digitalisieren zählt zu den Kernaufgaben

Die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform gehört zu den Kernaufgaben im Serviceauftrag von ISS. Bei der Verarbeitung einer derart grossen Menge an Dokumenten in unterschiedlicher Form ist ein systematisches Vorgehen unerlässlich. Dabei werden folgende Prozesse unterschieden:

  • Im Early Scanning wird die extern eingehende Post verarbeitet. Ein Grossteil der Sendungen kann ISS dank der Vorsortierung durch DIE POST an den hochmodernen OPEX Scannern in einem Arbeitsgang öffnen und scannen. Die restlichen Sendungen werden nach einer mehrstufigen Triage – und sofern diese nicht physisch zugestellt werden müssen – ebenfalls dem Scanning zugeführt.
  • Im Late Scanning werden abgeschlossene Fälle und Dossiers, welche von den Sachbearbeitern des Versicherers angeliefert werden, fürs elektronische Archiv gescannt.
  • Im Back Scanning werden auf Projektbasis grössere physische Archivbestände digitalisiert, etwa um Regelmässigkeiten in bestimmten Schadenfällen zu erkennen.

Daneben gibt es zahlreiche weitere Spezialfälle wie etwa Dokumente, die zwar gescannt aber zusätzlich noch physisch ausgeliefert werden müssen, Inhalte von Mikrofilmen, CDs, USB-Sticks, 3D-Objekte (Asservate), die fotografiert werden oder die Indexierung von E-Mails, wobei hier die Mails und Anhänge konvertiert und mit Informationen angereichert werden. Da es sich beim Umgang mit Dokumenten auch um sensible Daten oder personenbezogene Informationen handelt, sind die Sicherheitsstandards sehr hoch.

Brillen oder andere Asservate werden fotografiert und anschliessend im Archiv digital abgelegt.

Die Post bearbeiten Kenner und Könner

ISS betreut für Zurich den Postschalter am Hauptsitz sowie drei weitere Standorte an verschiedenen Regionalsitzen. Die Dienstleistungen verlangen tiefgreifende Kenntnisse der Organisation und der Arbeitsprozesse des Kunden. Nicht alles, was mit der Post ins Haus kommt, lässt sich scannen: Werbemailings werden in der Triage aussortiert, Glückwunschkarten werden dem Empfänger beispielsweise weiterhin in physischer Form zugestellt. Unter anderem für solche Lieferungen zirkuliert ein Kurier permanent zwischen den Standorten des Kunden im Raum Zürich.

Um täglich mehrere tausend Postsendungen effizient zu verarbeiten, nutzt ISS moderne Software wie CodX PostOffice sowie leistungsfähiges Equipment wie zum Beispiel eine moderne Frankiermaschine.

Neben der eingehenden Post unterstützt das ISS Team den Kunden auch bei ausgehenden Sendungen, so zum Beispiel beim Versand von Massenmailings, Policen, Rechnungen und Mahnschreiben. Und auch der zentrale E-Mail-Eingang wird durch ISS geprüft und verteilt. Hinzu kommt das physische Archiv, welches ISS nach der kompletten Bestandesaufnahme und Zentralisierung von 33 Laufkilometern Akten zusammen mit einem Servicepartner bewirtschaftet.

Fotos: Geri Krischker