Wie ISS im Lockdown die Versorgung mit Schutzmaterial meisterte

Wie ISS im Lockdown die Versorgung mit Schutzmaterial meisterte

Wie an der Wallstreet

Als verantwortlicher Category Manager für die Warengruppe Reinigungs- und Hygieneartikel hat Florian Badrutt während der Corona-Pandemie eine Schlüsselposition bei ISS inne. Wie er es während der ersten Welle schafft, dass es ISS und Kunden nie an persönlichem Schutzmaterial und Desinfektionsmittel fehlt.

Florian Badrutt, Senior Procurement Manager, ISS Schweiz

Florian Badrutt ist ein «Chrampfer» im Business-Anzug. Als Maschinenmechaniker hat er vor fast 30 Jahren bei ISS angefangen, als Senior Procurement Manager ist er heute für mehrere Warengruppen verantwortlich – unter anderem für Reinigungs- und Hygieneartikel. Diesen Mann haut nichts so schnell um. Auch nicht Covid-19.

Am Sonntag, 23. Februar 2020 erhält er einen Anruf von CEO, André Nauer. Am nächsten Tag sitzt er in der ersten Sitzung des neu berufenen «ISS Pandemie-Krisenstabs». In den nächsten 52 Tagen wird sich dieser praktisch täglich von 9 bis 10 Uhr austauschen, um Risiken abzuschätzen, Szenarien zu entwerfen, neue Services zu entwickeln und die Versorgung und den Betrieb von ISS und ISS Kunden sicherzustellen.

Von 0 auf 100: Dekontaminationen

Florian Badrutt hat als Einkäufer Sars 2002 und die Schweinegrippe 2009 erlebt. Aber dieses Mal ist alles anders, näher, bedrohlicher. Ende Februar melden sich erste Kunden bei ISS, weil sich Mitarbeitende mit Covid-19 infiziert haben. Arbeitsplätze müssen dekontaminiert werden. Und es bleibt nicht bei Einzelfällen. Die Infektionsrate steigt exponentiell. Nun müssen ganze Abteilungen geschlossen und dekontaminiert werden.

Zu diesem Zeitpunkt wurden bei ISS bereits schweizweit spezielle Notfallteams gebildet; zudem haben Dutzende von ISS Mitarbeitenden interne Schulungen für Dekontaminationen abgeschlossen. Gleichzeitig hat Badrutt mit seinem Team Dekontaminationsboxen konzipiert, die Einwegoveralls mit Kapuzen, Überschuhe, Vollschutzbrillen, Einweghandschuhe, Schutzmasken (FFP3), Mikrofasereinwegtücher sowie Flächen- und Händedesinfektionsmittel enthalten. Jede ISS Niederlassung wird mit diesen Boxen ausgerüstet.

Vom Warenfluss zur Warenachterbahn

Der Einkauf und die Bereitstellung von Ausrüstungen und Verbrauchsgütern werden bei ISS zentral gesteuert. Schon bald zeichnen sich allerdings Engpässe bei der Beschaffung von Flächen- und Händedesinfektionsmitteln ab, obwohl oder gerade weil ISS davon grosse Mengen braucht. Hier nutzt Florian Badrutt die gute Vernetzung, die er zu lokalen und globalen Produzenten pflegt. Nie versiegen so die Quellen zum vielerorts knappen Wirkstoff Ethanol. Dann aber fehlen plötzlich Kleingebinde, Flaschen und Sprühköpfe. Aus dem Warenfluss wird eine Warenachterbahn. Wo immer möglich schliesst Florian Badrutt deshalb mit Produzenten Abnahmeverträge mit Absatzgarantien ab, damit diese immer genügend Ware für ISS lagern. Mit Erfolg.

Das Netzwerk der ISS Gruppe verhindert Engpässe

Auch die Versorgung mit Schutzmasken spitzt sich zu. Nun bewährt sich die Vernetzung innerhalb der ISS Gruppe. Florian Badrutt nimmt mit Vincent Robyn, Supply Chain & Procurement Direktor der ISS Gruppe für Asien und die Pazifikregion, Kontakt auf, der in Singapur prompt eine erste Lieferung von 50'000 Masken auftreiben kann. Die Paletten stehen für die Ausfuhr in die Schweiz bereit – dann sind sie plötzlich weg, verkauft an einen, der mehr geboten hat. Die Preise variieren während der Pandemie enorm. Täglich steigen und fallen die Preise – wie an der Wallstreet. Wer im falschen Moment zögert oder zuschlägt, verliert entweder viel Geld oder seine Lieferung.

Als eine zweite Lieferung mit Masken bereitsteht, sind die Flüge nach Europa blockiert. Wieder verstreichen Tage der Ungewissheit und Nächte, in denen Florian Badrutt kein Auge zumacht – wegen des Drucks und wegen der nächtlichen Verhandlungen mit Fernost. Welch eine Erleichterung, als die heiss begehrten Masken dann endlich in Zürich-Kloten ankommen.

Nächste Hürde: die Logistik

Um die Volatilität der Lieferungen abzufedern, richtet ISS kurzfristig ein Zentrallager für kritische Güter ein. Gleichzeitig wird eine Hotline aufgeschaltet, über welche die ISS Niederlassungen ihren Nachschub bestellen müssen – konfektioniert für höchstens zwei Wochen, damit der Überblick über die Gesamtbestände nicht verloren geht.

Doch wie gelangen die Artikel an ihren Bestimmungsort? Schliesslich ist auch die Logistikbranche am Anschlag – mit bis zu zehn Tagen Lieferfrist muss ISS rechnen. Aus diesem Grund organisiert ISS parallel interne Kurierdienste, welche die Niederlassungen und auch Kunden direkt beliefern.

Eine halbe Million Masken

Nach Ende der ersten Corona-Welle ist die Bilanz eindrücklich. Eine halbe Million Masken hat ISS eingekauft. 350'000 Hygienehandschuhe und bis zu 3'600 Liter Flächendesinfektionsmittel wurden in Spitzenzeiten verbraucht – pro Woche. Jeder Service konnte termingerecht durchgeführt werden. Heute ist der Warenfluss wieder einigermassen stabil. Florian Badrutt hat in dieser Zeit viel geleistet und viel neues Wissen aufgebaut. Und das gibt ihm Zuversicht, dass ISS Massnahmen zügig reaktivieren kann, wenn die Situation es erfordert.

Vom Logisitkzentrum WEBSTAR aus beliefert ISS ihre Niederlassungen mit Waren.Tabea Vogel Fotopoint

Im Supply Chain & Procurement Team am ISS Hauptsitz in Zürich-Altstetten dreht sich alles um die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen. Dort werden die Rahmenverträge für die rund 150 Hauptlieferanten in etwa 25 verschiedenen Warengruppen betreut sowie der Support und die Bereitstellung der Online Beschaffungsplattform «ISS Sourcing» sichergestellt, auf der Kataloge, Lieferanten und Verträge verwaltet werden. Für die über 3'000 Nutzer von «ISS Sourcing» stehen mehr als 95’000 Artikel zur Verfügung. Aktuell werden darüber wieder Reingungs- und Schutzmaterialien bestellt, um den erneut erhöhten Hygienebedürfnissen der Kunden gerecht zu werden.