Mit der FM-Analyse Sparpotenziale erkennen

Mit der FM-Analyse Sparpotenziale erkennen

Eine Navigationshilfe für ein intelligentes Facility Management

Gesundheitsinstitutionen stehen unter einem grossen Kostendruck. Müssen Einsparungen getätigt werden, richtet sich der Fokus in der Regel auf das Kerngeschäft. Dabei liegt beträchtliches Potenzial in den unterstützenden Prozessen. ISS bietet eine Analyse an, um dieses Potenzial zu identifizieren und zu bewerten. Damit hat der Kunde eine Entscheidungsgrundlage für die Optimierung und Entwicklung seiner Supportbereiche.

Peter Feucht, Senior Business Consultant IFS Solutions und Claude Giger, Business Development Manager Healthcare

Wer an ein bestimmtes Ziel kommen will, muss zunächst wissen, wo er steht. Das gilt fürs private Leben genauso wie für unternehmerische Fragen. So müssen sich Schweizer Gesundheitsinstitutionen derzeit damit auseinandersetzen, wie sie ihre Prozesse optimieren und effizienter gestalten können – denn in der Branche herrscht zunehmender Kostendruck. Bei allen Dienstleistungen abseits des Kerngeschäfts stellt sich die Frage: selber machen oder nicht?

Um den richtigen Entscheid zu treffen, braucht es in einem ersten Schritt eine Standortbestimmung. Eine solche bietet ISS mit der Potenzial- und Betriebsanalyse an. «Man kann sich das als eine Art Navi vorstellen», erklärt Peter Feucht, Senior Business Consultant IFS Solutions bei ISS. «Gemeinsam stellen wir fest, wo der Kunde steht. Dann zeigen wir ihm Wege und mögliche Ziele auf.»

Die Potenzial- und Betriebsanalyse ist ein Werkzeug für Führungskräfte. «Wir zeigen auf, wie hoch das Einsparpotenzial bei den Supportprozessen ist», erklärt Claude Giger, Business Development Manager Healthcare bei ISS und zusammen mit Feucht für die Durchführung der Analysen zuständig. Dieses sei oft grösser als gedacht. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen könnten Spitäler und Heime im Schnitt rund 30 Prozent der Kosten bei den Supportprozessen einsparen, so Giger. «Das ist ein grosses Stück vom Kuchen.» FM-Kosten machen in der Regel rund einen Fünftel der gesamten Betriebskosten aus.

Optimierungspotenzial zeigt sich typischerweise in vier Bereichen:

  • Gebäudetechnik
  • Hauswirtschaft
  • Logistik
  • Gastronomie 

«Ersparnisse ergeben sich häufig bereits durch Anpassungen der Prozesse und Strukturen, ohne dass Qualität oder Löhne davon betroffen sind», sagt Giger und macht ein Beispiel: «Es macht wenig Sinn, wenn gut ausgebildete und verhältnismässig teure Techniker den Rasen mähen, nur weil sie mit dem technischen Unterhalt nicht ausgelastet sind.» Die Organisation der Reinigung wiederum sei gerade bei Gesundheitsinstitutionen ein wichtiges Thema. Der Hauptanteil der Reinigungsarbeiten fällt vormittags an, die meisten Reinigungskräfte arbeiten aber Vollzeit. In der Küche schliesslich könnte bei der Menüplanung angesetzt werden. «Warum nicht einen monatlich repetitiven Speiseplan einführen, wo doch die durchschnittliche Aufenthaltsdauer von Patienten drei bis sechs Tage beträgt?»

Aufgrund der bisherigen Erfahrungen könnten Spitäler und Heime im Schnitt rund 30 Prozent der Kosten bei den Supportprozessen einsparen.

Zweistufiges Angebot

Eine Standortbestimmung mit ISS besteht aus zwei separaten und kombinierbaren Angeboten: Bei der Potenzialanalyse werden zunächst die Kosten im Supportbereich eruiert und einem Marktvergleich unterzogen. Dafür steht ISS eine Benchmark-Datenbank zur Verfügung, die auf jahrelanger Erfahrung im Facility Management beruht. Die ISS Fachspezialisten analysieren aber nicht nur die Kosten, sondern im engen Austausch mit der Geschäftsleitung des Kunden auch Organisation, Prozesse und gegebenenfalls Infrastruktur. Nach rund sechs Wochen übergibt ISS dem Kunden einen rund 20-seitigen Analysebericht, der neben einem Überblick über Kosten und dem Einsparpotenzial auch konkrete Handlungsvorschläge enthält.

Das zweite Angebot ist die Betriebsanalyse, welche auf der Potenzialanalyse aufbaut und fachlich noch stärker in die Tiefe geht. Auf drei bis fünf Rundgängen durch den Betrieb machen sich ISS Fachexperten ein Bild von der Situation und stellen dabei sehr konkrete Fragen. Resultat ist ein rund 40-seitiger Schlussbericht, der im Schnitt nach drei Monaten vorliegt. Darin werden detaillierte Massnahmen vorgeschlagen, die in einem Schlussgespräch mit dem Kunden besprochen werden. «Dabei sind wir vollkommen transparent und skizzieren Massnahmen, losgelöst von der Frage, wer sie letztendlich umsetzt», sagt Feucht.

Giger und Feucht sind für Kunden aus der Gesundheitsbranche, die sich für die Potenzial- und Betriebsanalyse interessieren, die ersten Ansprechpartner. «Wir werden immer mal wieder gefragt, ob wir mit der Analyse lediglich unsere FM-Dienstleistungen verkaufen wollen», erzählt Giger. Natürlich freue man sich sehr, wenn Kunden so zufrieden sind, dass sie nach Abschluss der Analyse ISS mit einem Mandat beauftragen. Doch gehe es um mehr als das. Als führender Anbieter von Facility Services weiss ISS genau, wie viel diese Dienstleistungen im Markt kosten. «Das macht unsere Analyse besonders glaubwürdig. Wir präsentieren marktkonforme Zahlen», sagt Giger. Diese müssen Bestand haben, insbesondere, wenn sich der Kunde am Ende dafür entscheidet, Services auszulagern. «Wir bieten mit unserer Erfahrung und Expertise die Gewissheit, dass das aufgezeigte Potenzial realisierbar ist. Darin liegt unsere Stärke», betont Feucht.

Die Potenzial- und Betriebsanalyse von ISS wird nicht ausschliesslich für den Healthcare-Bereich eingesetzt. Das Instrument wird in praktisch allen anderen Branchen als Standortbestimmung genutzt, um das Facility Management zu analysieren und mögliches Potenzial zu identifizieren.