«Die grösste Herausforderung ist das Ressourcenmanagement»

Andreas Berger, Sie sind Direktor Logistik für die HFR-Gruppe. Welche Aufgaben verantworten Sie in Ihrem Bereich?

Als Direktor Logistik bin ich verantwortlich für die Warenversorgung und den Einkauf, die Medizin- und Gebäudetechnik, die Hotellerie und Restauration, die Reinigung sowie den Transportdienst für die Patienten und das Material. Ausserdem betreue ich das Immobilienportfolio, das neben den vier Spitälern auch die Personalwohnungen und die Parkplätze umfasst, das Bauprojektmanagement, sowie den Sicherheitsdienst und das Schliessmanagement.

Würde das Spital ohne eine funktionierende Logistik still stehen?

Die Logistik ist der Motor und der Antrieb im Spitalbetrieb. Ohne Hygiene, technische Anlagen, Warenversorgung oder den Gebäudeunterhalt fehlen elementare Komponenten, um einen sicheren Betrieb aufrecht zu erhalten. Eine wichtige Rolle im ganzen Gefüge spielen meine Mitarbeitenden und unsere Dienstleister. Sie sorgen dafür, dass die Logistik funktioniert. Ich habe viel Vertrauen in unsere Fachkräfte und die externen Lieferanten, die uns jeden Tag mit Produkten und Dienstleistungen unterstützen.

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Was sind die grössten Herausforderungen?

Die grösste Herausforderung ist das Ressourcenmanagement. Da ist zum einen der Fachkräftemangel, den wir sowohl in der Pflege wie auch in der Logistik spüren. Trotz steigender Aktivität ist die finanzielle Lage kritisch: Die Inflation und die höheren Personalkosten aufgrund der Lohnindexierung werden nicht durch höhere Tarife oder durch den Beitrag des Kantons für die Leistungen im öffentlichen Interesse ausgeglichen. Wir arbeiten weiter an unserer Effizienz, aber diese Faktoren, auf die wir keinen Einfluss haben, wiegen schwer.

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Das HFR arbeitet seit 25 Jahren mit ISS zusammen, Sie selbst sind seit knapp zehn Jahren im HFR. Wie haben sich in dieser Zeit das Facility Management und die Zusammenarbeit verändert?

Die grosse Veränderung ist die knappe Verfügbarkeit der personellen Ressourcen. Früher war ISS zum Beispiel nur für die Reinigung zuständig. Heute unterstützt ISS uns auch in anderen Bereichen ausserhalb der Reinigung, zum Beispiel beim Roomservice. Mittlerweile macht sich der Arbeitskräftemangel auf allen Stufen und in allen Funktionen bemerkbar. Heute findet man auch für einfache Tätigkeiten, die keine speziellen Qualifikationen verlangen, kaum Mitarbeitende.

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Das freiburger spital HFR und ISS arbeiten seit 1999 zusammen. Das Leistungsspektrum umfasst ein auf die Bedürfnisse des HFR angepasstes Angebot an Support- und Servicelösungen. Die Unterhalts- und Spezialreinigung erbringt ISS an zwei Standorten sowie in einigen Bürogebäuden des Kantonsspitals. Am HFR Meyriez-Murten und am HFR Tafers werden etwa die Bettenreinigung, der Mahlzeiten- und Wäschetransport sowie das Abfallmanagement durch ISS erbracht. Am HFR Meyriez-Murten übernimmt ISS den Roomservice und die Reinigung des Therapiebads, am HFR Tafers und am HFR Riaz die Garten- und Arealpflege.

Sie haben 2021 entschieden auch Leistungen am Standort Tafers an ISS zu übertragen. Was spricht dafür, dass Leistungen durch einen FM-Partner erbracht werden?

Verschiedene Faktoren beeinflussen einen solchen Entscheid. Der Spitalbetrieb und die Logistik der Standorte Tafers und Meyriez-Murten sind mehr und mehr zusammengewachsen. Im Zuge des Fachkräftemangels war es für den eher entlegenen Standort Tafers zudem schwierig eine Objektleitung zu finden. Deshalb haben wir uns für eine externe Lösung mit ISS entschieden. Mit ISS haben wir einen guten Partner, der die Dienstleistungen an den Standorten zentral erbringen kann und das Personal- und Absenzenmanagement abdeckt, das in der Regel sehr viel Zeit beansprucht.

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Wie haben Sie den Outsourcingprozess in Tafers gestaltet und was sind rückblickend die Erfolgsfaktoren?

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Es ist nie einfach, einen externen Dienstleister in die eigene Expertenorganisation zu integrieren und der Start ist oft holprig. Es braucht die Bereitschaft, die andere Partei zu verstehen, voneinander zu lernen und gemeinsam neue Wege zu gehen. Die Erfolgsfaktoren schlechthin sind eine offene Kommunikation, gegenseitiges Verständnis, ein professionelles Projektmanagement und Zeit. Bis sich die Zusammenarbeit eingespielt hat, muss man für einen Outsourcingprozess in der Grössenordnung des HFR Tafers im Minimum mit 12 bis 18 Monaten rechnen.

Wie haben die Mitarbeitenden auf das Outsourcing reagiert?

Wir konnten den betroffenen HFR Mitarbeitenden in Tafers eine berufliche Alternative innerhalb unserer Spitalgruppe anbieten. Das wurde sehr geschätzt. Dadurch gab es in der Belegschaft wenig ungute Gefühle und Frustration auch gegenüber ISS. Das HFR Tafers ist ein kleiner, sehr familiärer Betrieb und es überraschte nicht, dass es Zeit brauchte, bis man sich an das neue Familienmitglied «ISS» und die neuen Abläufe gewöhnte. Veränderungen im Spitalumfeld sind wegen der strengen Hygienevorgaben und der Patientensicherheit sehr anspruchsvoll und erfordern deshalb viel Koordination und Abstimmung.

Wo bringt die Partnerschaft mit ISS konkret Entlastung?

In drei Bereichen: Erstens bietet uns ISS als globales Unternehmen Best Practices aus dem Healthcare-Sektor im In- und Ausland mit dem Ziel unseren Betrieb bestmöglich und stabil zu betreiben. Zweitens können wir vom grossen Mitarbeiterpool profitieren und die arbeitsintensive Personaladministration abgeben. Drittens konnten wir die Betriebskosten leicht reduzieren. Interessiert sind wir auch an Innovationen. Es ist uns aber bewusst, dass im Gegensatz zur Medizin Innovationen im Spitalalltag, mit seinen streng geregelten Abläufen, teils schwierig umzusetzen sind.

Was ist aus Ihrer Sicht, das Erfolgsrezept für eine langjährige Zusammenarbeit?

Am Ende des Tages sind es die Menschen, auf die es ankommt. Durch die offene Kommunikation und die routinierte Zusammenarbeit ist das gegenseitige Verständnis und Vertrauen gewachsen. Die Anforderungen sind in den gut ausgearbeiteten klaren Verträgen und Leistungsdefinitionen festgehalten und ausgesprochen. Für uns ist es sehr wichtig, dass wir volle Transparenz haben und dass es keine verdeckten Erwartungen seitens Auftraggeber und Dienstleister gibt.

Sie arbeiten seit zehn Jahren für das freiburger spital. Was gefällt Ihnen hier?

Besonders gereizt haben mich anfangs die vielfältigen Herausforderung im Gesundheitswesen. Als Deutschschweizer hat mich die sprachliche und kulturelle Vielfalt von Anfang an fasziniert. Im Kanton Freiburg ist Deutsch und Französisch Pflicht, auch im Spitalbetrieb. Hochkomplex ist auch der Leistungsauftrag eines Spitals. Das verlangt Bereitschaft rund um die Uhr von medizinisch-pflegerischem Personal wie auch von der Logistik. In diesem komplexen Umfeld, das sich stetig im Wandel befindet, einen Beitrag zu leisten und etwas zu bewegen, das reizte mich vor zehn Jahren und treibt mich bis heute an.