«Die Digitalisierung von Post und Archiv beschleunigt den Informationsfluss»

«Die Digitalisierung von Post und Archiv beschleunigt den Informationsfluss»

ISS hat den Einstieg in den Bereich Document Services bei der Zürich Versicherungs-Gesellschaft AG trotz der Neuartigkeit der Dienstleistung gut gemeistert. Olivier Rickenbacher, Head of Document Services, erklärt im Gespräch, mit welchen Stärken ISS den Kunden überzeugen konnte.

​ Olivier Rickenbacher, Head Document Services bei ISS ​

Olivier Rickenbacher, Sie waren Projektleiter bei der Entwicklung und Einführung der Document Services und leiten nun den Bereich. Wie hat sich ISS so schnell in die neue Materie einarbeiten können?

Wir haben unsere Offerte für Zurich mit fundiert ausgearbeiteten Konzepten eingereicht. Zudem können wir in technischen Fragen wie der IT und der Datensicherheit auf erfahrene Partner zählen. Und schliesslich konnten wir für die Schlüsselpositionen im neuen Betrieb langjährige erfahrene Mitarbeitende vom vorherigen Dienstleister gewinnen. Hinzu kam der überdurchschnittliche Einsatzwille aller Teammitglieder, um die Herausforderung zu meistern.

Ein Provider-Wechsel bedeutet für die Mitarbeitenden, zu einem anderen Arbeitgeber überzutreten. Wie sind Sie der damit verbundenen Unsicherheit begegnet?

Es verlangt eine offene und direkte Kommunikation, um die Mitarbeitenden zu überzeugen, dass ihnen dieser Wechsel Vorteile bringt. Dann haben wir die Prozesse so angepasst, dass die Zahl der Schnittstellen reduziert und die Verantwortlichkeiten präzise definiert werden konnten. Diese Veränderungen machen die Aufgabe für die Mitarbeitenden, die Verantwortung tragen, interessanter. Das hat sie überzeugt.

Im Mail & Scan Center befinden sich hochmoderne leistungsfähige Scanner mit denen das ISS Team die Post des Kunden digital erfasst.

Wo sehen Sie die Vorteile, die ISS dem Kunden bei einem Auftrag im Bereich Document Services bringen kann?

Wir beschäftigen ein hoch spezialisiertes Team, das technisch bestens ausgestattet ist und damit nah beim Kunden agil und flexibel auf neue Bedürfnisse reagieren kann. Durch die Zusammenarbeit mit starken IT-Partnern können wir aus einer Hand kompetente und modulare Lösungen für die digitale Postverarbeitung und Archivierung bieten und damit zu einem vereinfachten und beschleunigten Informationsfluss beim Kunden beitragen. Auch die Kosten können wir nachhaltig optimieren, zum einen durch effiziente Prozesse, zum anderen durch eine schlanke Organisation aller FM- und Logistikanliegen. 

Welche Auswirkungen hat die Tatsache, dass ISS für den Kunden noch andere FM-Dienstleistungen erbringt?

Eine wichtige Stärke von ISS ist der grosse Personalpool. Für arbeitsintensive Zusatzaufträge wie das Konfektionieren eines grossen Versandauftrags oder ein Archivumzug können wir immer die notwendigen Kräfte zur Unterstützung aufbieten, indem wir aus dem Mandat selber oder aus anderen Teilen des Unternehmens zusätzlich Mitarbeitende zuziehen.

«Wir können die Kosten durch effiziente Prozesse und eine schlanke Organisation aller FM- und Logistikanliegen nachhaltig optimieren.»

ISS verarbeitet auch Dokumente mit sensiblen Daten. Welche Vorkehrungen braucht es hier, um die Sicherheit zu gewährleisten?

Datenschutz ist für uns ein zentrales Thema, das wir auf verschiedenen Ebenen verfolgen. Mit physischen Sicherheitsmassnahmen wie etwa Biometrielesern, Schleusen, Überwachungssystemen oder blickdichten Fahrzeugen grenzen wir uns in der realen Welt ab. Durch technische Sicherheitsmassnahmen wie der Verschlüsselung von Daten, der Zwei-Faktor-Authentifizierung, einem rigiden Berechtigungsmanagement sowie einer komplett eigenständigen und gesicherten IT-Infrastruktur in einem Schweizer Rechenzentrum sichern wir uns im virtuellen Raum. Zudem sensibilisieren wir unsere Mitarbeitenden laufend im Umgang mit Dokumenten und Informationen, indem wir beispielsweise E-Learnings einsetzen.

Wären Sie bereit, Document Services auch für andere Kunden auszuführen?

Der Einstieg in das Mandat bei Zurich war anspruchsvoll. Auch, weil die Implementierung unter hohem Zeitdruck stattfand. Aber wir lernen schnell und haben in der kurzen Zeit schon viele wertvolle Erfahrungen gemacht, die wir auch gerne in anderen Mandaten anwenden würden.

Olivier Rickenbacher

startete 2018 seine Karriere bei ISS. Als Global Management Trainee lernte er im 18-monatigen Ausbildungsprogram operative und strategische FM-Bereiche kennen und konnte sein Wissen bei verschiedenen Kunden im In- und Ausland vertiefen. Nach erfolgreichem Abschluss übernahm er als Projektmanager verschiedene Aufgaben, unter anderem die Entwicklung und Einführung des neuen Bereichs Document Services, den er seit 2021 auch leitet. Olivier Rickenbacher verfügt über einen Bachelor in Wirtschaftswissenschaften. 

Fotos: Geri Krischker