Identificare il potenziale di risparmio con l’analisi FM

Identificare il potenziale di risparmio con l’analisi FM

Le istituzioni sanitarie sono sottoposte a una forte pressione sui costi. Se è necessario realizzare dei risparmi, l’attenzione si concentra solitamente sul core business. Ma i processi di supporto hanno un notevole potenziale. ISS offre un’analisi per identificare e valutare questo potenziale. Questo fornisce al cliente una base per prendere decisioni riguardanti l’ottimizzazione e lo sviluppo dei suoi settori di supporto.

Peter Feucht, Senior Business Consultant IFS Solutions e Claude Giger, Business Development Manager Healthcare

Se si desidera raggiungere un certo obiettivo, occorre prima di tutto sapere a che punto ci si trova. Ciò vale sia per la vita privata che per le questioni imprenditoriali. Le istituzioni sanitarie svizzere si trovano attualmente a dover affrontare le modalità per ottimizzare i loro processi e renderli più efficienti perché nel settore c'è una crescente pressione sui costi. Per tutti i servizi al di fuori del core business si presenta la domanda: fare da sé oppure no?

Per prendere la decisione giusta, il primo passo è quello di determinare la posizione. ISS offre tale soluzione con l'analisi del potenziale ed operativa. «È possibile immaginarlo come una sorta di dispositivo di navigazione», spiega Peter Feucht, Senior Business Consultant IFS Solutions presso ISS. «Insieme, possiamo determinare la posizione del cliente. Poi gli illustriamo le vie e i possibili obiettivi.» 

L'analisi del potenziale ed operativa è uno strumento per i dirigenti. «Mostriamo quanto sia elevato il potenziale di risparmio nei processi di supporto», spiega Claude Giger, Business Development Manager Healthcare presso ISS e responsabile per lo svolgimento delle analisi insieme a Feucht. Spesso è più grande del previsto. In base alle esperienze precedenti, secondo Giger, gli ospedali e le case di cura potrebbero risparmiare in media circa il 30 per cento dei costi dei processi di supporto. «È un bel pezzo di torta.» I costi FM di solito rappresentano circa un quinto dei costi operativi totali.

Il potenziale di ottimizzazione si presenta tipicamente in quattro settori:

  • tecnica dell’edificio
  • custodia
  • logistica
  • gastronomia 

«I risparmi si ottengono spesso adattando i processi e le strutture senza compromettere la qualità o i salari», afferma Giger e fa un esempio: «Non ha molto senso per tecnici ben addestrati e relativamente costosi falciare il prato solo perché non sono impegnati a fondo nella manutenzione tecnica.» L'organizzazione delle pulizie, a sua volta, è una questione importante soprattutto per le istituzioni sanitarie. La maggior parte del lavoro di pulizia viene effettuato al mattino, ma la maggior parte degli addetti alle pulizie lavorano a tempo pieno. Infine, in cucina, la pianificazione dei menu potrebbe essere un punto di partenza. «Perché non introdurre una dieta ripetitiva mensile quando la durata media del soggiorno dei pazienti è di tre-sei giorni?»

In base alle esperienze precedenti, gli ospedali e le case di cura potrebbero risparmiare in media circa il 30 per cento dei costi dei processi di supporto.

Offerta in due fasi

La determinazione della posizione con ISS consiste in due offerte separate e combinabili: nell'analisi del potenziale, i costi nel ambito di supporto vengono dapprima determinati e sottoposti a un confronto di mercato. ISS dispone di un database di benchmark basato su anni di esperienza nel Facility Management. Tuttavia gli specialisti ISS non analizzano solo i costi, ma anche l'organizzazione, i processi e, se necessario, l'infrastruttura in stretta collaborazione con la direzione del cliente. Dopo circa sei settimane, ISS consegna al cliente un rapporto di analisi di 20 pagine che, oltre ad una panoramica dei costi e del potenziale di risparmio, contiene anche proposte concrete di azione.

La seconda offerta è l'analisi operativa, che si basa sull'analisi del potenziale e si spinge ancora più in profondità in termini tecnici. In tre-cinque visite della struttura, gli esperti di ISS si fanno un'idea della situazione e pongono domande molto specifiche. Il risultato è una relazione finale di circa 40 pagine, disponibile in media dopo tre mesi. In essa vengono proposte misure dettagliate, che vengono discusse in un incontro finale con il cliente. «In tutto ciò siamo completamente trasparenti e abbozziamo misure, distaccati dalla questione di chi alla fine le attuerà», afferma Feucht.

Giger e Feucht sono i primi contatti per i clienti del settore sanitario interessati all'analisi del potenziale ed operativa. «Ci viene chiesto di tanto in tanto se con l’analisi desideriamo solamente vendere i nostri servizi FM», racconta Giger, «naturalmente, siamo molto felici quando i clienti sono così soddisfatti da commissionare ad ISS un mandato dopo il completamento dell'analisi». Tuttavia è ben più di questo. In qualità di fornitore leader di Facility Services, ISS sa esattamente quanto costano questi servizi sul mercato. «Questo rende la nostra analisi particolarmente credibile. Presentiamo cifre in linea con il mercato», dice Giger. Queste cifre devono essere sostenibili, soprattutto se il cliente decide di esternalizzare i servizi. «Con la nostra esperienza e nostre competenze offriamo la certezza che il potenziale mostrato è realizzabile. Questa è la nostra forza», sottolinea Feucht.

L'analisi del potenziale ed operativa di ISS non è utilizzata esclusivamente per il settore Healthcare. Lo strumento viene utilizzato praticamente in tutti gli altri settori come determinazione della posizione, per analizzare il Facility Management e individuare il possibile potenziale.