Diese Vorteile brachte die FM-Analyse dem Alterszentrum Birsfelden

Diese Vorteile brachte die FM-Analyse dem Alterszentrum Birsfelden

«Die FM-Analyse ist eine Entscheidungsgrundlage für die strategische und finanzielle Planung»

Ein Gespräch mit Dr. Thomas Giudici, Delegierter des Stiftungsrates und seit April 2018 Geschäftsführer auf Mandatsbasis, sowie Andrea Boller, Leiterin Zentrale Dienste und Mitglied der Geschäftsleitung, Alterszentrum Birsfelden.

Dr. Thomas Giudici, Delegierter des Stiftungsrates

Nach einer Potenzial- und Betriebsanalyse durch ISS entschieden Sie sich dafür, das Facility Management integral an ISS zu übertragen. Was erhoffen Sie sich von diesem Schritt?

GIUDICI: Wir haben 2018 ein neues Leitbild formuliert: Exzellente Pflege zu einem attraktiven Preis. Das ist unser anspruchsvolles Versprechen für die Zukunft. Der Pflegebedarf und damit auch die Anforderungen und Ansprüche einer stetig älter werdenden Bevölkerung steigen. Dem können wir nur entsprechen, indem wir unsere Ressourcen im Kerngeschäft bündeln. Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, können spezialisierte Dienstleister effizienter und in höherer Qualität ausführen.

BOLLER: Neben Kosteneffizienz wollen wir auch die Kompetenzen und Fähigkeiten in der Hauswirtschaft und Hotellerie weiterentwickeln. Im technischen Dienst liegt der Fokus darauf, die gesetzlichen Richtlinien und Standards zu erfüllen.

Weshalb brauchte es eine Analyse im Vorfeld?

GIUDICI: Mit der bei ISS in Auftrag gegebenen FM-Analyse konnten wir uns einen gesamtheitlichen und detaillierten Überblick über den Betrieb und Unterhalt sowie deren Kosten verschaffen. Uns hat überrascht, wie hoch das Sparpotenzial bei Prozessen und Sachmitteln ist. Alleine durch die Optimierung der Arbeitsabläufe erzielen wir bereits eine beträchtliche Effizienzsteigerung. Die Ergebnisse der Analyse sind durch Benchmark-Vergleiche breit abgestützt und dienen uns als Entscheidungsgrundlage für die strategische und die finanzielle Planung.

Welche Herausforderungen bestehen beim Outsourcing solcher Aufgaben?

GIUDICI: Wir sind im AZB eine Lebensgemeinschaft. Im Alters- und Pflegeheim leben die Bewohner über einen langen Zeitraum zusammen. Die Beziehung unserer Bewohnerinnen und Bewohner zu unseren Mitarbeitenden ist viel intensiver als in einem Spital, das die Patienten meist nach ein paar Tagen wieder entlässt. Hier sind wir gefordert, neue ISS Mitarbeitende rasch und gut zu integrieren.

BOLLER: Ein Outsourcing bringt grosse Veränderung für alle Beteiligten und wir erlebten die grossen Unsicherheiten bei unseren Mitarbeitenden hautnah. Deshalb haben wir frühzeitig offen und transparent über die Situation und die anstehenden Veränderungen informiert.

GIUDICI: Es galt, den Mitarbeitenden, die zu ISS wechselten, die Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen, die eine Arbeitgeberin wie ISS ihren Angestellten bietet – etwa in punkto Weiterbildung und beruflicher Entwicklung.

Andrea Boller, Leiterin Zentrale Dienste

Was war zentral für eine erfolgreiche Implementierung der Dienstleistungen?

BOLLER: Die Implementierung in einem Haus unserer Grösse ist komplex. Damit ein nahtloser Übergang in den operativen Betrieb durch ISS gelang, erhielten die ISS Spezialisten die Möglichkeit, frühzeitig den Betrieb im AZB kennenzulernen. Gemeinsam wurden dann die organisatorischen Fragen geklärt, während dessen sich die ISS Mandatsleiterin bereits voll und ganz auf die operativen Aufgaben konzentrieren konnte. Im gesamten Change-Prozess waren die ISS Spezialisten eine grosse Hilfe. Man spürt das Know-how und die Erfahrung, und dass jeder weiss, worauf es ankommt.

Welche Erwartungen haben Sie an das ISS Team, das Ihnen nun zur Seite steht?

BOLLER: Eine wichtige Aufgabe ist, unsere Mitarbeitenden, die neu bei ISS angestellt sind, mit den neuen Standards und Prozessen vertraut zu machen. Die ISS Mandatsleiterin verfügt über grosse Kompetenz und langjährige Erfahrung aus ähnlichen Funktionen im Spitalbereich und spielt hierbei eine zentrale Rolle. Wir erwarten zudem, dass neue Mitarbeitende gut im AZB-Team integriert werden und sich mit den mehrheitlich deutschsprachigen Bewohnerinnen und Bewohnern gut verständigen können. Wichtig sind deshalb etwa gute Sprachkenntnisse. Bisher haben wir positive Erfahrungen mit den ISS Mitarbeitenden gemacht, diesich trotz unterschiedlicher Nationalitäten sehr gut verständigen können.

Seit Oktober führen ISS Fachkräfte vor Ort sämtliche Aufgaben der Hauswirtschaft und der Technik aus. Welches sind die ersten Erfahrungen dieser Partnerschaft?

GIUDICI: Die neuen Abläufe und Prozesse verlangen spezifisches Know-how. Mit ISS haben wir einen Partner, der uns bei allen Fragen kompetent unterstützt. Bei der Arbeitseffizienz und Qualität konnten wir bereits beachtliche Erfolge erzielen.

BOLLER: Wenn heute im operativen Betrieb Schnittpunkte unklar sind, lösen wir das sofort. Kurze Kommunikationswege sorgen dafür, dass alle über das Gesamtgeschehen im Bilde sind. Wir sehen ISS als Partner und die ISS Mitarbeitenden sind Teil unseres Teams.

Wie haben Mitarbeitende und Bewohner den Wechsel aufgenommen?

BOLLER: Die Rückmeldungen der Bewohnerinnen und Bewohner und auch der AZB-Belegschaft sind positiv. Die ISS Mitarbeitenden werden als offen, freundlich und motiviert wahrgenommen. Auch die neuen Reinigungsstandards sind im Haus bereits spürbar. Für die Mitarbeitenden in der Hauswirtschaft, die den Arbeitgeber gewechselt haben, sind die Veränderungen grösser und schwieriger. Sie müssen bisherige Arbeitsgewohnheiten anpassen und viel Neues dazulernen, so etwa neue Standards oder eine neue Servicekultur. Das ist nicht einfach. Wir müssen sie deshalb in diesem Change-Prozess begleiten.

Das Alterszentrum Birsfelden (AZB) liegt in unmittelbarer Nähe der Stadt Basel und bietet 170 älteren, meist pflegebedürftigen Menschen ein Zuhause sowie qualitativ hochstehende Pflege und Betreuung. In sieben Abteilungen verfügt das AZB über je 26 Einzelzimmer und eine eigene Abteilung für Menschen mit Demenz. Weitere Dienstleistungen wie hauseigener Coiffeur, Physiotherapie, Ergotherapie, Podologie und eine Tagesstätte für Senioren runden das Angebot ab