La gestion numérique des mandats améliore l’efficacité et le bilan écologique

La gestion numérique des mandats améliore l’efficacité et le bilan écologique

Le système orders@infra spécialement conçu accélère les processus, augmente l’efficacité du service de disposition et simplifie la planification et la consultation. Entretien avec les responsables de projet Laura Donadini et Sabrina Stierli.

Laura Donadini, pourquoi ISS Services de canalisations a-t-elle automatisé la gestion des mandats ?

DONADINI : Nous poursuivons ainsi plusieurs objectifs stratégiques : une plus grande efficacité dans le traitement des mandats grâce à des processus standardisés, la transparence dans la facturation et l’évaluation des prestations et, enfin, une sauvegarde sécurisée de données. Le système offre également la possibilité d’utiliser des fonctions en ligne supplémentaires, telles que des Reporting Dashboards ou des check-lists spéciales. Par cette mesure, nous voulons également promouvoir davantage l’utilisation durable des ressources dans l’entreprise.

Laura Donadini travaille en tant que Senior Business Engineer, Infrastructure Services chez ISS Suisse depuis mai 2018. Titulaire d’un Master of Science (MSc) en Ingénierie environnementale de l’EPFZ, elle est spécialisée dans les domaines de l’approvisionnement en eau et de l’élimination des eaux usées, du génie des procédés et de la compatibilité environnementale. Elle est également titulaire d’un diplôme en Business Management de l’IBMI. Avant de rejoindre ISS, Laura Donadini a géré des projets liés à l’environnement et à l’eau chez Alstom et General Electric.

Sabrina Stierli, rétrospectivement, quels ont été les principaux défis de la mise en place du nouveau système ?

STIERLI : L’un des plus grands défis consistait à intégrer dans une solution uniforme différents secteurs d’entreprise, des structures régionales hétérogènes, plusieurs langues, une large gamme de services, divers segments de clientèle et des interfaces avec d’autres systèmes d’exploitation tels qu’ERP. Nous devions également obtenir l’acceptation des collaborateurs pour la nouvelle solution. Nous avons donc inclus le personnel opérationnel clé dans l’équipe du projet dès le début.

Sabrina Stierli, Chef de projet, Infrastructure Services, ISS Suisse, a rejoint ISS en août 2004. En plus de sa formation commerciale chez ISS Services de canalisations SA, elle est également titulaire d’un diplôme d’informaticienne (ICT Power User SIZ) et d’une certification en management de projet de la Hermes Foundation de la ZHAW. Ses nombreuses années d’expérience et sa vaste connaissance du secteur des canalisations ainsi que de la gestion de projet et de l’informatique ont contribué de manière significative au succès du projet.

Qu’est-ce qui change exactement avec l’automatisation ?

DONADINI : Jusqu’à récemment, de nombreux documents étaient rédigés pour chaque mandat. Grâce à orders@infra, les processus allant de la demande de renseignements à la facturation, en passant par l’offre, la disposition, l’exécution et la supervision sont reliés numériquement dans un ordre logique. Toutes les données sont transmises à chaque étape et stockées de manière centralisée.

STIERLI : Nous n’imprimons plus de plans, de photos et de rapports quotidiens sur papier pour informer notre personnel de première ligne. Toutes les informations sont désormais disponibles sur leur tablette et ils peuvent enregistrer numériquement le rapport. Si le collaborateur découvre pendant l’exécution du mandat que des documents manquent, nous les lui envoyons sans délai. Le collaborateur du service de disposition peut également voir à tout moment quand un mandat est commencé et terminé. De même, tous les détails du mandat et les photos enregistrées sur place peuvent être consultés en ligne par les chefs de projet dans les secondes qui suivent leur enregistrement. Cela permet d’accélérer le traitement des mandats et la facturation. Enfin et surtout, la numérisation est bénéfique pour l’environnement, car elle permet de réduire la consommation de papier.

  • 200’000 feuilles de papier économisées par an

  • Réduction de 10’000 kg d’émission d’équivalent CO2 par an

  • 3’500 litres d’économie de diesel

Et comment les clients en bénéficient-ils ?

STIERLI : La numérisation permet de raccourcir les processus administratifs et de réduire le nombre d’erreurs. Dans la plupart des cas, le client reçoit la facture peu après l’exécution, alors que toutes les informations sont encore à la disposition des parties concernées.

DONADINI : Les clients bénéficient de la sécurité des données. En outre, l’historique complet des mandats permet d’accroître et de développer la qualité des conseils. En matière de gestion d’immeubles, les plans pluriannuels permettent de planifier les capacités à l’avance et d’utiliser de manière optimale les véhicules et le personnel, ce qui améliore la rentabilité. En outre, un Reporting Dashboard permet à l’avenir aux clients d’obtenir une plus grande transparence sur les coûts et les prestations. Les investissements peuvent ainsi être mieux planifiés et budgétisés.

​Le Reporting Dashboard fournit à l’avenir aux gestionnaires de grands parcs immobiliers diversifiés une base transparente pour les décisions concernant la planification et la budgétisation des travaux d’entretien de canalisations. ​

De quoi êtes-vous particulièrement fières dans ce projet ?

STIERLI : Pour moi et toute l’équipe du projet, le Go-Live a été un moment impressionnant où nous avons pu constater que les opérations quotidiennes se déroulaient sans problème. Avec l’automatisation de l’ensemble de la gestion des mandats, de l’offre au mandat, en passant par la disposition et la facturation, nous avions beaucoup de choses en tête. Nos collaboratrices et collaborateurs du back-office, en particulier, ont été confrontés à des changements majeurs. Pour la plupart, ils les ont maîtrisés avec brio. J’aborde l’avenir avec un bon sentiment.

DONADINI : Nous étions conscients dès le départ qu’en raison de la grande complexité et des exigences à plusieurs niveaux, une solution toute faite était difficilement réalisable. Malgré des obstacles inattendus et quelques travaux de nuit, nous avons  constamment fait avancer le projet et nous avons mis en place un système qui fonctionne bien. Nous redoublerons d’efforts pour rendre orders@infra encore meilleur et plus efficace.

ISS Services de canalisations est le principal prestataire de services complets pour l’entretien et la préservation de la valeur des canalisations et des revêtements. Dans les huit agences d’Altdorf, Agno, Biasca, Boswil, Kägiswil, Lucerne, Schlieren et Zoug, 270 collaboratrices et collaborateurs fournissent des services aux propriétaires privés, aux entreprises et aux clients du secteur public de la région.