Comment ISS a assuré la fourniture de matériel de protection pendant le confinement

Comment ISS a assuré la fourniture de matériel de protection pendant le confinement

Comme à Wall Street

Category Manager responsable du groupe de produits de nettoyage et d'hygiène, Florian Badrutt occupe un poste clé chez ISS pendant la pandémie de coronavirus. Grâce à ses efforts pendant la première vague, tant ISS que ses clients ne manquent jamais de matériel de protection individuelle ni de produits désinfectants.

Florian Badrutt, Senior Procurement Manager, ISS Suisse

Florian Badrutt est un « homme à tout faire » en complet-veston. Il a entamé sa carrière chez ISS comme mécanicien il y a presque trente ans. Aujourd'hui responsable principal des achats, il est responsable de plusieurs groupes de produits, notamment ceux de nettoyage et d'hygiène. Notre bonhomme n'a peur de rien. Pas même de la Covid-19.

Le dimanche 23 février 2020, il reçoit un appel téléphonique de CEO André Nauer. Le lendemain, il participe à la première réunion de la nouvelle « Èquipe de crise d’ISS consacrée à la pandémie ». Au cours des 52 jours qui suivront, cette dernière va se réunir virtuellement presque chaque jour entre 9 heures et 10 heures pour évaluer les risques, élaborer des scénarios, développer de nouveaux services et assurer la fourniture et le fonctionnement d'ISS et de ses clients.

De 0 à 100 : décontaminations

À l'époque acheteur, Florian Badrutt avait déjà connu le SRAS en 2002 et la grippe porcine en 2009. Cette fois-ci, cependant, tout est différent, plus proche, plus menaçant. C'est vers la fin février que de premiers clients prennent contact avec ISS parce que certains de leurs collaborateurs sont touchés par la Covid-19. Les lieux de travail doivent être décontaminés. Bien vite, la situation ne se limite plus à quelques cas isolés. La courbe des infections monte de façon exponentielle. Ce sont des départements entiers qui doivent être fermés et décontaminés.

À cette date, ISS a déjà été mis en place des équipes d'urgence spéciales dans toute la Suisse ; en outre, des dizaines de collaborateurs d'ISS ont suivi des formations internes sur la décontamination. Pendant ce temps-là, Badrutt et son équipe ont conçu des boîtes de décontamination contenant salopettes jetables avec cagoule, sur-chaussures, lunettes de protection panoramiques, gants jetables, masques de protection (FFP3), lingettes en microfibres jetables ainsi que désinfectants pour les surfaces et les mains. Chaque filiale d'ISS en est équipée.

Quand le flux de marchandises se transforme en montagnes russes...

L'achat et la préparation d'équipements et de consommables sont dirigés de façon centralisée chez ISS. Mais les premiers goulets d'étranglement apparaissent rapidement dans la fourniture de produits de désinfection pour les surfaces et les mains, alors que (et aussi parce que) ISS en a besoin de grandes quantités. C'est ici que Florian Badrutt fait fonctionner son réseau et les excellentes relations qu'il entretient avec des producteurs locaux et mondiaux. Grâce à son implication, la source d'éthanol, un ingrédient actif devenu introuvable en de nombreux endroits, ne se tarira jamais. Puis, ce sont les petits récipients, flacons et têtes de pulvérisation qui viennent à manquer. Bref, le flux de marchandises se transforme en véritables montagnes russes. Chaque fois que c'est possible, Florian Badrutt conclut dès lors avec des producteurs des accords d'achat assortis de garanties de vente, afin que ces derniers stockent toujours suffisamment de marchandises pour ISS. Une stratégie couronnée de succès.

Le réseau du Groupe ISS évite les ruptures de stock

La fourniture de masques de protection aussi pose bientôt problème. C'est ici que le travail en réseau au sein du Groupe ISS porte ses fruits. Florian Badrutt prend contact avec Vincent Robyn, Directeur du département Supply Chain & Procurement du Groupe ISS pour la région Asie-Pacifique, qui est rapidement en mesure d'organiser une première livraison de 50.000 masques à Singapour. Prêtes à être exportées vers la Suisse, les palettes se volatilisent soudain, vendues à un client qui a fait monter les enchères. Les prix vont énormément fluctuer pendant la pandémie. Comme à Wall Street, les cours montent et baissent chaque jour. Celui qui hésite ou se décide au mauvais moment perd soit beaucoup d'argent, soit ses marchandises.

Lorsqu'une deuxième livraison de masques est prête, tous les vols vers l'Europe sont annulés. Les jours d'incertitude et les nuits sans sommeil – stress et négociations nocturnes avec l'Extrême-Orient obligent – se succèdent pour Florian Badrutt. Inutile de dire combien le soulagement est grand quand les masques tant convoités arrivent enfin à Zurich-Kloten.

Prochain obstacle : la logistique

Pour amortir la volatilité des livraisons, ISS met en place un entrepôt central pour les marchandises critiques à court terme. Dans le même temps, une ligne d'assistance téléphonique est créée pour permettre aux filiales d'ISS de commander leur approvisionnement, préparé pour un maximum de deux semaines afin de ne pas perdre de vue le stock total.

Mais comment les articles arrivent-ils à destination ? Car le secteur de la logistique est lui aussi au bout du rouleau, et ISS doit compter avec des délais de livraison pouvant aller jusqu'à dix jours. C'est pourquoi ISS organise des services de messagerie interne parallèles, qui approvisionnent directement succursales et clients.

Un demi-million de masques

Après la fin de la première vague de la pandémie, le bilan est impressionnant. ISS a acheté un demi-million de masques. Au plus fort de la crise, 350'000 gants hygiéniques et jusqu'à 3'600 litres de désinfectant pour surfaces ont été utilisés chaque semaine. Chaque service a pu être presté dans les délais prévus. Aujourd'hui, le flux de marchandises est à nouveau plus ou moins stable. Florian Badrutt a accompli beaucoup de choses pendant cette période et a accumulé beaucoup de nouvelles connaissances. Et cela lui donne confiance dans le fait qu'ISS peut réactiver rapidement les mesures si la situation l'exige.

ISS approvisionne ses succursales avec des marchandises provenant du centre logistique WEBSTAR.Tabea Vogel Fotopoint

Dans l’équipe Supply Chain & Procurement situé au siège d'ISS à Zurich-Altstetten, la priorité est l'approvisionnement de marchandises et services. C'est là que sont gérés les accords-cadres pour les quelque 150 principaux fournisseurs dans environ 25 groupes de produits différents et que sont assurés le soutien et la disponibilité de la plateforme d'achat en ligne « ISS Sourcing », sur laquelle sont gérés les catalogues, les fournisseurs et les contrats. Plus de 95'000 articles sont disponibles pour les plus de 3'000 utilisateurs de « ISS Sourcing ». Actuellement, des matériaux de nettoyage et de protection sont à nouveau commandés afin de répondre aux exigences accrues des clients en matière d'hygiène.